Juridisk info

Privatlivspolitik for Humlum Dartklub

Her kan du læse, hvordan vi bruger og beskytter de personoplysninger, vi har om dig som medlem, forælder, sponsor eller samarbejdspartner.

Senest opdateret: [indsæt dato]

1. Hvem er vi?

Humlum Dartklub ("klubben", "vi", "os") er en lokal dartklub i Struer Kommune, der samler børn, unge og voksne omkring dart, fællesskab og gode oplevelser.

Klubben er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler om dig.

Kontaktoplysninger

Humlum Dartklub

[Adresse]

[Postnr] [By]

CVR: [hvis relevant]

E-mail: humlumdartklub@gmail.com

2. Hvilke oplysninger behandler vi?

Vi behandler primært almindelige personoplysninger – ikke følsomme oplysninger. Det kan være:

Medlemmer og prøvemedlemmer

  • Navn
  • Adresse, postnummer og by
  • E-mail og telefonnummer
  • Fødselsår og evt. køn
  • Valgt medlems-/kontingentpakke
  • Niveauregistrering (f.eks. hygge, øvet, turnering)
  • Evt. DDU-nummer for turneringsspillere
  • Evt. bemærkninger, du selv har skrevet i fritekstfelter (tilmelding mv.)

Familie-/husstandsmedlemmer

Ved familiepakker kan vi desuden registrere navn og fødselsår på øvrige familiemedlemmer i husstanden.

Sponsorer og samarbejdspartnere

  • Kontaktpersons navn og stilling
  • E-mail og telefonnummer
  • Virksomhed/organisation

Billeder og video

Vi kan tage billeder og evt. korte videoklip i forbindelse med træning, turneringer og events. Materialet bruges typisk på hjemmeside, sociale medier og i intern kommunikation om klubben.

Vi er særligt opmærksomme på billeder af børn og portrætbilleder og respekterer altid ønsker om ikke at optræde.

3. Hvad bruger vi oplysningerne til?

Medlemsadministration

  • Oprettelse og vedligeholdelse af medlemskab
  • Opkrævning og registrering af kontingent
  • Tilmelding til træning, hold, interne turneringer og events
  • Vedligeholdelse af medlemslister og ventelister

Drift og økonomi i foreningen

  • Bogføring og regnskab
  • Budgettering og planlægning
  • Dokumentation over for myndigheder, DDU mv., hvor det er nødvendigt

Kommunikation og information

  • Praktisk info om træning, ændringer, turneringer og arrangementer
  • Nyheder og generel medlemsinformation
  • Besvarelse af henvendelser pr. mail, via hjemmeside eller sociale medier

Udvikling af klubtilbud og synlighed

  • Overordnet statistik (aldersgrupper, niveauer, pakker mv.) til planlægning
  • Visning af klubaktiviteter på hjemmeside og sociale medier
  • Kommunikation til og med sponsorer og samarbejdspartnere

4. Juridisk grundlag (GDPR)

Vi behandler dine personoplysninger på følgende grundlag:

Medlemsaftale – GDPR art. 6, stk. 1, litra b

Når du bliver medlem, indgår du en aftale med klubben. For at kunne administrere dit medlemskab og levere de ydelser, du forventer som medlem, er det nødvendigt, at vi behandler dine oplysninger.

Retlig forpligtelse – GDPR art. 6, stk. 1, litra c

Vi har pligt til at opbevare visse oplysninger i forbindelse med bogføring og regnskab, f.eks. dokumentation for kontingentbetalinger.

Legitim interesse – GDPR art. 6, stk. 1, litra f

Vi har en legitim interesse i at kunne drive og udvikle klubben, informere medlemmerne, planlægge aktiviteter og vise lidt af livet i klubben udadtil. Det gælder f.eks. generel medlemskommunikation, intern statistik og brug af almindelige stemningsbilleder.

Vi laver en konkret afvejning, så vores legitime interesser ikke overstiger dine rettigheder. Du kan altid kontakte os, hvis du ikke ønsker at være med på bestemte billeder eller ikke ønsker bestemte typer kommunikation.

Samtykke – GDPR art. 6, stk. 1, litra a

I nogle tilfælde kan vi bede om dit samtykke, fx ved brug af særlige portrætbilleder eller bestemte former for kommunikation. Du kan til enhver tid trække et samtykke tilbage ved at kontakte os.

5. Hvem deler vi oplysningerne med?

Vi videregiver kun oplysninger, når det er nødvendigt og sagligt begrundet i forhold til klubbens drift.

  • Offentlige myndigheder, når det er nødvendigt i forbindelse med tilskud, puljer mv.
  • Dansk Dart Union (DDU) og eventuelle andre idrætsorganisationer i forbindelse med turneringsdeltagelse mv.
  • Bank, revisor eller bogholder i forbindelse med regnskab og betalinger.
  • IT- og systemleverandører (f.eks. mail, hjemmeside, sky-løsning), der hjælper os med drift. Her fungerer de som databehandlere, og vi sikrer, at der er databehandleraftale på plads, når det er påkrævet.

Vi sælger ikke dine oplysninger til tredjemand. Som udgangspunkt overfører vi ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS. Hvis det skulle ske via en leverandør, sørger vi for, at der er et gyldigt overførselsgrundlag efter GDPR.

6. Hvor længe gemmer vi oplysninger?

Vi opbevarer kun dine oplysninger, så længe det er nødvendigt til de formål, der er beskrevet i denne privatlivspolitik, og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

  • Medlemsoplysninger: Gemmes, mens du er medlem. Efter udmeldelse opbevarer vi relevante oplysninger i en begrænset periode (typisk op til 3 år), hvis der kan være behov for dokumentation eller historik.
  • Regnskabs- og betalingsoplysninger: Opbevares som udgangspunkt i op til 5 år efter udløbet af det regnskabsår, materialet vedrører, jf. bogføringsreglerne.
  • Sponsorer og samarbejdspartnere: Gemmes så længe samarbejdet består og i en begrænset periode derefter, hvis det er relevant.
  • Billeder og video: Opbevares og anvendes, så længe materialet er relevant for klubbens kommunikation og historik – eller indtil du beder os om at fjerne materiale, hvor du optræder.

7. Dine rettigheder

Som registreret har du en række rettigheder efter databeskyttelsesreglerne. Du kan blandt andet:

  • Få indsigt i, hvilke oplysninger vi har om dig.
  • Få rettet urigtige eller ufuldstændige oplysninger.
  • I visse tilfælde få slettet dine oplysninger (inden vores almindelige slettefrist).
  • I visse tilfælde få begrænset vores behandling til kun at bestå af opbevaring.
  • Gøre indsigelse mod behandling, som vi baserer på vores legitime interesser.
  • I nogle situationer få dine oplysninger udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os på humlumdartklub@gmail.com. Vi bestræber os på at svare så hurtigt som muligt og inden for de frister, der følger af GDPR.

8. Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på, håber vi først, at du vil kontakte os, så vi kan forsøge at finde en løsning.

Du har også ret til at klage direkte til Datatilsynet:

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35

2500 Valby

Web: www.datatilsynet.dk

9. Ændringer i privatlivspolitikken

Vi kan opdatere denne privatlivspolitik, hvis vores behandling af personoplysninger ændrer sig, eller hvis det bliver nødvendigt på grund af ændringer i lovgivningen. Den gældende version vil altid være tilgængelig her på hjemmesiden.

10. Kort og ærligt opsummeret

Vi bruger dine oplysninger til:

  • at administrere dit medlemskab og kontingent,
  • at kommunikere om træning, events og praktiske ting,
  • at drive en sund klub med styr på økonomi og medlemmer,
  • og at fortælle om klubben til omverdenen på en ordentlig måde.

Du kan altid spørge, få indsigt, få rettet, få slettet eller sige "nej tak" til bestemte ting. Skriv bare til os på humlumdartklub@gmail.com.